Zgodność Bez Przewagi Konkurencyjnej to Stracony Koszt

To zależy od branży, wielkości, formy prawnej, produktów i krajów działania, ustalone poprzez rejestr obowiązków, ponieważ kombinacja obowiązujących zasad jest naprawdę unikalna dla każdej firmy i nie jest czymś, na co ogólna zasada branżowa mogłaby odpowiedzieć. Dobre mapowanie wymaga sprawdzenia każdego z tych czynników indywidualnie, bez zakładania, że obowiązki podobnej firmy pasują do waszych.

Zmapujcie obowiązujące przepisy UE i krajowe dla każdego kraju działania, następnie połączcie osoby odpowiedzialne, kontrole i dowody dla każdego obowiązku, tak by rejestr stał się żywym narzędziem zarządzania zamiast statyczną listą złożoną raz i nigdy niepodglądaną ponownie. Obowiązek bez wyznaczonej osoby odpowiedzialnej i zdefiniowanego wymogu dowodowego jest zazwyczaj pierwszym, który po cichu wypada ze zgodności.

Przeprowadźcie nieprzerwane skanowanie wiarygodnych źródeł regulacyjnych sygnalizujących zmiany i kogo dotyczą, zamiast polegać na tym, że ktoś w organizacji przypadkowo zauważy odpowiednie aktualizacje. Prawo zrównoważonego rozwoju zmienia się teraz na tyle szybko, że rejestr zbudowany raz i pozostawiony statyczny staje się mierzalnie przestarzały w ciągu roku bez tego rodzaju nieprzerwanego monitoringu.

Porównajcie politykę i praktykę poprzez wywiady i próbkowanie dokumentów, następnie wyraźnie zdecydujcie, która strona musi się zmienić, czy polityka jest nierealistyczna i wymaga aktualizacji, czy też praktyka musi zostać dostosowana do tego, co już zostało publicznie obiecane. Pozostawienie luki nierozwiązanej jest najbardziej ryzykowną opcją ze wszystkich, ponieważ ostatecznie staje się widoczna dla niewłaściwej publiczności w niewłaściwym momencie.

Zbierzcie podstawowe dokumenty i oceńcie, czy faktycznie wspierają zadeklarowaną politykę, zamiast zakładać, że sam dokument polityki stanowi wystarczający dowód zgodności. Audytorzy szczególnie szukają dowodu, że polityka jest faktycznie przestrzegana w praktyce, nie tylko że istnieje na papierze gdzieś w organizacji.

Struktura umożliwiająca zewnętrznemu audytorowi prześledzenie drogi od przepisu raportowania do dokumentu źródłowego i dowodu, zbudowana od projektu zamiast złożona w ostatniej chwili, gdy audyt jest już zaplanowany. Budowanie tej śledzalności później jest zarówno droższe, jak i bardziej prawdopodobne, że ujawni luki, które wcześniej byłyby łatwe do rozwiązania, a teraz są pilnymi problemami.

Poprzez macierz kontroli z osobą odpowiedzialną, kontrolą, częstotliwością i rejestrem dla każdego obowiązku, dając członkom zarządu coś konkretnego, na co mogą wskazać, gdy są pytani, czy organizacja faktycznie rozumie i zarządza swoją ekspozycją na ryzyko zrównoważonego rozwoju. Ogólne zapewnienie zarządu, że wszystko jest pod kontrolą, jest znacznie słabszym dowodem niż udokumentowana macierz kontroli, którą członek zarządu faktycznie może prześledzić.

Zdefiniujcie dla każdego obowiązku, jak wygląda "spełnione", kto to sprawdza, jak często i gdzie jest to rejestrowane, stosując tę samą dyscyplinę do raportowania zrównoważonego rozwoju, jaką raportowanie finansowe stosuje od dekad. Bez tego poziomu konkretności "mamy kontrole" ma tendencję oznaczać coś innego dla każdej osoby w organizacji, która pyta.

Nieprzerwanie monitorujcie bazę prawną UE, organ standardów zrównoważonego rozwoju, odpowiednich krajowych ustawodawców i regulatorów branżowych, zamiast jednorazowego przeglądu wykonanego, gdy ważne prawo jest w wiadomościach. Skanowanie horyzontu, które uruchamia się tylko jako reakcja na relacje medialne, systematycznie przeoczy cichsze zmiany regulacyjne, które operacyjnie są często równie ważne.

Strukturalnie niedoceniana warstwa, każdy kraj działania dodaje własne dodatkowe przepisy, zazwyczaj niedostępne po angielsku, co prowadzi firmy międzynarodowe do częstego niedoceniania swojego rzeczywistego obciążenia zgodnością, skupiając się głównie na wymaganiach poziomu UE. Poziom krajowy często zawiera obowiązki równie materialne jak poziom UE, tylko trudniejsze do odkrycia.

Wyznaczcie osobę odpowiedzialną dla każdego obowiązku w macierzy kontroli, obowiązki bez wyznaczonej osoby odpowiedzialnej to te, które umykają, zazwyczaj nie z niedbalstwa, ale ponieważ obowiązek bez właściciela nie ma nikogo, kogo zadaniem jest zauważyć, gdy coś się zmienia. Wyraźna własność zamienia ogólną odpowiedzialność organizacyjną w zadanie, za które konkretna osoba jest rozliczana.

Zastosowanie zależy od progów wielkości i sektora, ustalonych w ramach mapowania rejestru obowiązków, ponieważ wymagania dyrektywy skalują się z wielkością firmy i nie mają zastosowania jednolicie niezależnie od skali. Wczesne sprawdzenie zastosowania unika zarówno niepotrzebnego wysiłku zgodności dla firmy, która w rzeczywistości nie jest objęta, jak i nieprzyjemnej niespodzianki dla innej, która zakładała, że nie jest.

To zależy od waszej kategorii produktu, ocenianej podczas mapowania obowiązków wraz z resztą obowiązującego prawa UE, ponieważ rozporządzenie dotyczy konkretnych kategorii surowców, nie firm ogólnie. Ocena na poziomie produktu jest konieczna, ponieważ firma może mieć niektóre linie produktów objęte rozporządzeniem, a inne całkowicie wyłączone.

Wymagania i harmonogram zależą od waszych kategorii i wolumenów opakowań, mapowanych wraz z resztą obowiązków, ponieważ konkretne wymagania rozporządzenia i daty wdrożenia różnią się w zależności od rodzaju i wolumenu opakowań, które firma wprowadza na rynek. Generyczna odpowiedź nie jest tu użyteczna; potrzebne jest rzeczywiste mapowanie względem waszego konkretnego portfolio opakowań.

Połączcie plan naprawczy i macierz kontroli z waszą istniejącą strukturą ryzyka zamiast budować równoległy program zgodności powielający zarządzanie, które organizacja już ma gdzie indziej. Samodzielna ścieżka zgodności ESG ma tendencję konkurować o tę samą ograniczoną uwagę zarządu co wszystko inne i przegrywa tę konkurencję, gdy tylko początkowy nacisk regulacyjny, który ją stworzył, przestaje być priorytetem.